De quoi ai-je besoin ?

Vous allez saisir un certain nombre d'informations. Logiquement, vous ne pourrez le faire que si vous avez ces informations en votre possession.

Les cartes d'identité

Quelle que soit la fiche complémentaire que vous souhaitez faire, vous avez un besoin impératif des copies des cartes d'identité de chacun des membres de votre maîtrise, conseiller religieux (CR) inclus. En savoir plus : pourquoi c'est important ?

Confieriez-vous vos enfants à quelqu'un que vous ne connaissez pas ? Je ne crois pas. C'est aux chefs, assistants et CR que les enfants sont confiés, et vous devez pouvoir certifier aux parents qu'ils sont dignes de confiance. Cela passe, entre autres, par le simple fait d'avoir en votre possession les copies de leurs cartes d'identité.

C'est un impératif légal. Si un membre de vos équipes vient à commettre une faute, quelle qu'elle soit, et que vous n'avez pas sa carte d'identité, vous êtes aussi en faute. En effet, même si vous avez déclaré cette personne sur le site TAM et ainsi donc vérifié son casier judiciaire, qu'est-ce qui vous prouve que l'identité qu'il vous a donnée est bien la sienne ?
Notez qu'en théorie, d'ailleurs, la carte d'identité ne suffit pas : il vous faut les extraits d'acte de naissance sans filiation. Ces documents peuvent être demandés par n'importe qui (même sans lien avec la personne) dans la mairie de la commune de naissance de la personne. Dans la plupart des communes, les demandes peuvent être faites sur les sites internet des mairies : le document vous sera envoyé gratuitement par voie postale. En pratique cependant, dans l'immense majorité des cas, la carte d'identité est un intermédiaire nécessaire et suffisant pour faire les déclarations.

C'est aussi, plus concrètement, un moyen d'éviter de perdre du temps. J'ai vu des échanges de mails durer des semaines parce qu'un chef de groupe (CG) ne parvenait pas à me fournir des infos exactes sur tel ou tel membre d'une maîtrise. Mais dès que le chef de groupe a pu me fournir la carte d'identité de la personne concernée, ça a été réglé en deux minutes. Bilan : du temps et de l'énergie perdus, alors qu'aujourd'hui il suffit de prendre sa carte d'identité en photo avec son téléphone et de l'envoyer à son CG (durée approximative de l'opération :30 secondes...).

Il arrive que par flemme, par phobie administrative ou parce qu'ils n'en voient pas l'intérêt, certaines personnes tardent à vous envoyer leurs cartes d'identité. Dans ce cas, il est de votre devoir de les mettre face à leurs responsabilités. Cela peut (et doit, le cas échéant) passer par le fait de refuser la présence de la personne concernée aux activités, voire d'annuler les activités en question si son absence ne permet pas qu'elles aient lieu dans de bonnes conditions pratiques et légales.

Informations nécessaires

Attention à bien collecter des informations parfaitement exactes. La moindre faute d'orthographe, faute de frappe, etc. provoquera une erreur. En effet, c'est une machine qui fait les recherches, et une machine traite bêtement les infos qui lui sont données, sans voir d'éventuelles incohérences ou erreurs même évidentes (sexe, orthographe, date de naissance...). Attention en particulier à bien recopier le nom exact et complet de chacun des membres de la maîtrise, spécialement pour les noms à particule qui représentent environ la moitié des erreurs sur le site (d'où l'intérêt de la carte d'identité...).

Chef de groupe

Il est bien évident que lorsque les déclarations sont effectuées par le CG, ces informations ne sont pas difficiles à trouver. Mais dans certains groupes, le chef délègue à un assistant, un trésorier ou un secrétaire la déclaration des activités. Ce dernier doit alors veiller à disposer des informations nécessaires :

Maîtrise

Pour chacun des membres de la maîtrise, en plus des informations données par sa carte d'identité, il faut :

Unité et activités

Il vous faut :

A cela s'ajoutent, pour une déclaration de camp :

L'adresse inclut de préférence le nom du propriétaire ("chez M. Untel...").
Les lieux d'explo n'ont pas à êre déclarés.

En résumé :
Chef de groupe Nom de naissance et prénom
Date et commune de naissance
Numéro de téléphone
Maîtrise
(pour chacun des membres)
Carte d'identité
Rôle dans la maîtrise
Diplôme
Unité et activités Dates
Effectifs par tranche d'âge
Si camp : N° de téléphone du chef d'unité
Si camp : Lieu(x) de camp
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